Notarized vs. Certified Translation: What’s the Difference?

La traducción suele ser un paso fundamental cuando se trata de documentos oficiales, especialmente con fines legales, académicos o de inmigración. Muchas instituciones exigen que las traducciones cumplan con estándares específicos para garantizar la precisión y la autenticidad. En estos contextos, a menudo aparecen dos términos: traducción certificada y traducción certificada ante notario.

At first glance, they may seem similar, but they serve different purposes and involve distinct processes. Esta confusión puede provocar retrasos o incluso el rechazo de los documentos si se presenta un tipo incorrecto. Comprender las diferencias es esencial para cumplir con los requisitos y evitar complicaciones innecesarias.

Este artículo explica qué son las traducciones certificadas y notariadas, sus propósitos y en qué se diferencian. Al final, tendrá una idea clara de cuál necesita para sus documentos.

¿Qué es una traducción certificada?

A certified translation includes a signed statement from the translator or translation company attesting to the accuracy and completeness of the translation. Garantiza a la institución receptora que el documento representa fielmente el texto original.

Usos típicos de las traducciones certificadas

Con frecuencia se requieren traducciones certificadas para:

• Immigration applications, such as those submitted to the U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS).

• Registros oficiales, incluidos los certificados de nacimiento, matrimonio y divorcio.

• Academic applications, like evaluations of foreign diplomas or transcripts.

Proceso de certificación

El proceso de certificación es sencillo:

1. The translator completes the translation, ensuring it is accurate and complete.

2. A certificate of accuracy is created, which includes:

• Una declaración que confirme las calificaciones del traductor y la precisión de la traducción.

• La firma y la información de contacto del traductor.

3. The certificate is attached to the translated document.

Es importante destacar que las traducciones certificadas no implican la intervención de un notario público. El objetivo es únicamente verificar la precisión del contenido.

¿Qué es una traducción notariada?

Una traducción certificada ante notario involucra a un notario público, pero su función es diferente de lo que cabría esperar. Un notario no revisa ni verifica la traducción en sí. En cambio, confirman la identidad del traductor y presencian la firma del traductor en una declaración jurada.

Usos típicos de las traducciones notariales

Por lo general, se requieren traducciones notariales para:

• Ciertos procedimientos legales en los que la ley exige la certificación notarial.

Proceso de notarización

El proceso de certificación notarial funciona de la siguiente manera:

1. The translator completes the translation.

2. The translator signs an affidavit in the presence of a notary public, affirming that the translation is accurate.

3. The notary public verifies the translator’s identity, witnesses the signature, and applies their stamp or seal.

Si bien el notario confirma la identidad del traductor, no valida la calidad ni la precisión de la traducción.

Diferencias clave entre traducciones certificadas y notariadas

Propósito

- Certified Translation: Verifies the accuracy and completeness of the translation.

- Notarized Translation: Verifies the identity of the translator who performed the translation.

Autoridad

- Certified Translation: Issued by the translator or translation company, with a certificate of accuracy.

- Notarized Translation: Verified by a notary public who confirms the translator’s signature and identity.

¿Cuál es el tipo de traducción certificada o notariada?

Saber cuándo solicitar una traducción certificada o notariada puede ahorrarle tiempo, esfuerzo y posibles complicaciones. Cada uno tiene un propósito diferente y el tipo que necesita depende de los requisitos de la institución solicitante.

Se requieren traducciones certificadas cuando la precisión es fundamental, como en el caso de los certificados de nacimiento y matrimonio, las sentencias de divorcio y la documentación de inmigración, para garantizar que los documentos sean válidos para uso legal u oficial. Estas traducciones vienen con una declaración firmada por el traductor o la agencia que acredita su exactitud. Por el contrario, las traducciones certificadas ante notario se centran en verificar la identidad y la firma del traductor a través de un notario público, lo que añade un nivel adicional de formalidad. A menudo se requieren para los diplomas académicos, las transcripciones, las declaraciones juradas legales y otros documentos administrativos en los que los tribunales, las instituciones educativas o las agencias gubernamentales exigen la autenticación. Comprender estas diferencias ayudará a garantizar que solicita el tipo de traducción adecuado a sus necesidades.

Verifique los requisitos antes de continuar

El paso más importante es confirmar los requisitos específicos con la autoridad solicitante. No entender lo que se necesita puede provocar retrasos, costos adicionales o incluso el rechazo de su solicitud. Si no está seguro, pida una aclaración por escrito. Esto evita confusiones y garantiza que proporcione el tipo de traducción correcto para sus necesidades.

Cómo garantizar que su traducción cumpla con los requisitos

La elección del proveedor de traducción adecuado es esencial para cumplir con los requisitos de las traducciones certificadas o notariadas. Estos son algunos pasos prácticos que le ayudarán a tomar la decisión correcta.

Confirme que el servicio ofrece traducciones certificadas y notariadas

Not all translation services provide both certified and notarized options. Antes de continuar, asegúrese de que el servicio pueda ofrecerle lo que necesita. Si necesita una traducción certificada, confirme que el proveedor incluye un certificado de precisión firmado. En el caso de las traducciones certificadas ante notario, compruebe que el servicio puede hacer los arreglos necesarios para que un notario público autentique la declaración jurada del traductor.

Verifique que esté familiarizado con los requisitos específicos de cada país

Los requisitos de traducción varían según los países y las instituciones. For example, USCIS accepts certified translations but does not mandate notarization. Por otro lado, algunas instituciones académicas pueden insistir en que las transcripciones sean traducidas ante notario. Un proveedor de traducción confiable debe entender estos matices y guiarlo en consecuencia.

Pregunte si el servicio tiene experiencia con el tipo específico de documento que necesita traducir y si está familiarizado con la normativa aplicable en su país de destino.

Priorice la precisión y el cumplimiento

La precisión es fundamental tanto en las traducciones certificadas como en las certificadas ante notario. Small errors, such as incorrect names, dates, or legal terms, can lead to rejection. Asegúrese de que el proveedor cuente con traductores calificados que estén familiarizados con el tema y la combinación de idiomas. En el caso de los documentos legales, los traductores deben tener experiencia en terminología legal.

Además, confirme que el proveedor siga las pautas de formato y presentación. Algunas autoridades, como las oficinas de inmigración, exigen que el documento traducido coincida estrechamente con el original en cuanto a diseño y estructura.

Evite demoras actuando con prontitud

Las traducciones de última hora pueden llevar a trabajos apresurados y a errores. Inicie el proceso con anticipación para dar tiempo a las correcciones, si es necesario. Algunos proveedores de traducción ofrecen servicios rápidos, pero incluso con una entrega más rápida, la minuciosidad nunca debe sacrificarse por la rapidez.

En pocas palabras

Comprender las diferencias entre las traducciones certificadas y notariadas puede evitar un estrés innecesario y garantizar que sus documentos cumplan con el propósito previsto. Las traducciones certificadas verifican la exactitud del contenido y, a menudo, se requieren para documentos de inmigración, legales y oficiales, como los certificados de nacimiento y matrimonio. Las traducciones notariadas, por otro lado, autentican la firma del traductor y, por lo general, se solicitan para usos legales específicos o académicos.

Al preparar sus documentos, confirme siempre los requisitos exactos con la autoridad solicitante. Esto elimina las conjeturas y evita posibles retrasos. También es crucial seleccionar un proveedor de traducción confiable con experiencia en sus necesidades específicas. Busque servicios que garanticen la precisión, cumplan con las regulaciones y ofrezcan opciones certificadas y notariadas.

For accurate and compliant translations, always consult a trusted provider. Su experiencia garantizará que sus documentos se traduzcan correctamente, lo que le brindará confianza mientras navega por sus procesos legales, académicos o de inmigración.

Irem KOCASLAN - Senior Community Manager at MotaWord

Como traductora apasionada de corazón, Irem se dedica a reflejar su amor por los idiomas en los proyectos. Es una compañera de equipo de mente fuerte que desafiará el status quo por el bien común.